Tietosuojaselosteet

NEWSEC GROUP - HENKILÖTIETOKÄYTÄNTÖ

Newsec Group uskoo, että jokaisella henkilöllä on oikeus siihen, että hänen henkilötietojaan käsitellään turvallisesti perusteltuihin tarkoituksiin. Newsec Group käsittelee paljon erilaisia henkilötietoja ja tietojen käsittely EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Newsecin eri toimintamaiden paikallisten tietosuojalakien mukaisesti on olennainen osa liiketoimintaamme. Arvioimme jokaisen tarjoamamme palvelun ja suorittamamme prosessin kohdalla, tarvitseeko niiden yhteydessä käsitellä henkilötietoja. Jos näin on, arvioimme, miten voimme parhaiten vastata lainsäädännöllisiin vaatimuksiin ja huolehtia rekisteröityjen intresseistä. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja lailliselta ja tasapuoliselta pohjalta tarkoin määriteltyihin, nimenomaisiin ja päteviin tarkoituksiin, ja kaikkien henkilötietojen tulee olla riittäviä, olennaisia ja rajoitettuja siihen tarkoitukseen, jota varten niitä käsitellään. Huolehdimme, että kerromme rekisteröidyille avoimesti siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan ja oikeuksiaan.

Jos käytämme kerättyjä henkilötietoja muihin kuin niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin, ilmoitamme tästä rekisteröidyille ja tarvittaessa pyydämme suostumuksen uuteen tarkoitukseen. Teemme töitä varmistaaksemme, että käsittelemämme henkilötiedot ovat paikkansa pitäviä ja että väärät tiedot joko poistetaan tai korjataan viipymättä. 

Olemme ottaneet käyttöön teknisiä ja organisatorisia suojatoimenpiteitä, jotka koskevat luottamuksellisuutta ja tietoturvaa, joilla suojelemme henkilötietoja tuhoutumiselta, menetykseltä, muutoksilta, luvattomalta julkaisulta ja luvattomalta tarkastelulta tai luovutukselta. Työntekijämme ovat saaneet koulutusta ja ohjeistuksen henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn. Tilanteissa, joissa henkilötietoja käsitellään puolestamme, tietojen käsittelijän tulee käyttää asianmukaisia tietosuojamenetelmiä ja käsitellä henkilötietoja antamiemme ohjeiden mukaisesti. Säilytämme henkilötietoja muodossa, joka mahdollistaa rekisteröityjen tunnistamisen vain niin kauan, että tietoja voidaan käsitellä siinä tarkoituksessa, jota varten ne on kerätty. Emme luovuta henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin tai kansainvälisiin organisaatioihin emmekä säilytä tietoja vastaavissa maissa tai järjestöissä paitsi, jos noudatamme Komission päätöstä tietosuojan riittävyydestä tai jos henkilötiedot ovat asianmukaisten ja sopivien suojatoimenpiteiden turvaamia.

TIETOSUOJASELOSTE / ASIAKKAAT

1. REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Newsec Property Asset Management Finland Oy
Newsec Advisory Finland Oy
Newsec Valuation Oy
kukin erillisenä rekisterinpitäjänä

Osoite: Mannerheiminaukio 1 A
00100 Helsinki
Puhelin: +358 207 420 400
Sähköposti: etunimi.sukunimi@newsec.fi
Yhteyshenkilö: Niklas Jalonen, Newsec Property Asset Management Finland Oy, Olli-Pekka Mustonen, Newsec Advisory Finland Oy & Newsec Valuation Oy

2. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterissä käsitellään rekisterinpitäjän asiakkaiden henkilötietoja sekä asiakasyhtiöissä työskentelevien yhteyshenkilöiden henkilötietoja (“Rekisteröity”). Henkilötietoja käytetään Newsecin asiakassuhteeseen liittyvien tiedotteiden ja kyselyjen lähettämiseen, asiakastapahtumista tiedottamiseen, yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa sekä asiakassuhteiden ylläpitoon ja kehittämiseen.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Henkilötietoja käsitellään perustuen Rekisteröidyn antamaan suostumukseen, Newsecin oikeutettujen etujen toteuttamiseen, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa Rekisteröity on osapuolena.

4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisterissä käsitellään Rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita asiakassuhteen hoitamisen ja asiakkaan sopimuksen täytäntöön panemisen kannalta tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• etu- ja sukunimi
• titteli
• henkilötunnus
• työnantaja
• työnantajan toimipaikka ja osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• asiakasnumero
• passikopio
• tiedot aikaisemmista tapaamisista

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisterinpitäjän kanssa solmitusta sopimuksesta tai kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti. Tapahtumien, seminaarien ja koulutusten yhteydessä kerätään osallistujatietoja. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä keräämällä tietoa julkisista lähteistä. Henkilöistä voidaan kerätä tietoja hänen suostumuksellaan myös verkkosivujen kautta.

6. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA TIETOTURVA
Manuaalisesti ylläpidettäviä aineistoja ei ole.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa Rekisteröityjen henkilötietoja palveluntuottajille vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa. Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä on henkilötietojen käsittelysopimus (data processing agreement, DPA).

8. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Rekisteristä ei luovuteta tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuoja-lainsäädännön mukaisesti:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua;
– vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista; ja
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, eikä sille ole muuta perustetta.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.5.2018